Ilmoituskanava

Pohjois-Savon liiton väärinkäytösten ilmoituskanava

Pohjois-Savon liitossa on käytössä whistleblowing-ilmoituskanava, jonne voi ilmoittaa liitossa havaitusta vastuuttomasta toiminnasta tai väärinkäytöksestä. EasyWhistle -ilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Pohjois-Savon liiton toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä, rikoksista, rikkomuksista tai laiminlyönneistä.

Ilmoittajansuojelulailla on kansallisesti pantu täytäntöön EU:n  ilmoittajansuojeludirektiivi (2019/1937), eli ns. whistleblower direktiivi. 
Lue lisää tästä

Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022, ilmoittajansuojelulaki) tuli voimaan 1.1.2023. Lue lisää tästä

Suhtaudumme vakavasti kaikkeen laittomaan, epäeettiseen ja muuhun toimintaohjeidemme vastaiseen toimintaan ja kannustamme tuomaan ne tietoomme aina, kun siihen on perusteltu epäilys.

Ilmoituksen voi jättää joko omalla nimellä tai anonyymisti. Epäilysten tueksi ei tarvitse olla todisteita, mutta ilmoitukset tulee tehdä hyvässä uskossa. Suhtaudumme vakavasti kaikkiin vilpittömässä mielessä tehtyihin väärinkäytösepäilyihin. Tietoisesti totuudenvastaisten ilmoitusten jättäminen palveluun on kiellettyä ja saattaa johtaa oikeudellisiin toimenpiteisiin.

Tee uusi ilmoitus

Pohjois-Savon liiton väärinkäytöksiä koskevien ilmoitusten rekisterin tietosuojaseloste löytyy liiton verkkosivuilta. Mikäli et ole varma, liittyykö väärinkäytösepäilysi Pohjois-Savon liiton toimintaan, voit tehdä ilmoituksen Oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan.

Ilmoituskanavan käyttö

Ilmoituskanava on tarkoitettu ainoastaan väärinkäytösepäilyistä ilmoittamiseen, joka koskee esimerkiksi:

• Lahjontaa
• Korruptiota
• Rahanpesua
• Harmaata taloutta
• Epäreilua kilpailua
• Ympäristörikkomusta
• Työturvallisuutta
• Tietosuojaa
• Työolosuhteita
• Muuta epäeettistä toimintaa

Ilmoituskanavaan eivät kuulu tavanomaiset asiakaspalautteet, häiriöilmoitukset, eikä yhteystietomuutokset eikä tällaisia palautteita tutkita. Tavanomaista palautetta voit antaa niihin tarkoitettujen kanavien kautta sähköpostilla: kirjaamo(at)pohjois-savo.fi tai palautelomakkeella. Erimielisyyksissä ja ongelmatilanteissa rohkaisemme ottamaan yhteyttä ensisijaisesti asiasta vastaavaan henkilöön tai esimieheen.

Ilmoituskanavan toiminta

Ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti ja sovitun prosessin mukaisesti eikä ilmoituksen tekijää voi jäljittää. Ilmoitusmenettely on salattu ja suojattu ulkopuolisilta salasanalla.

Väärinkäytösilmoituspalvelu on ulkopuolisen tahon tarjoama, ja alusta on salattu ja salasanasuojattu. Ilmoittajasta ei kerätä analytiikkaa tai muuta dataa. Kuvatiedostot muunnetaan uusiksi tiedostoiksi metatietojen, kuten aikaleiman ja muiden tunnistetietojen poistamiseksi.

Ilmoitusten käsittelyprosessi

Ilmoituksen lähettäminen

Kun lähetät ilmoituksesi, saat järjestelmästä seurantatunnisteen. Ota tunniste talteen ja säilytä sitä turvallisesti. Pääset seuraamaan ilmoituksen etenemistä, antamaan lisätietoja ja lukemaan mahdollisia kommentteja tunnisteen avulla. Palataksesi ilmoitukseen voit navigoida ilmoituskanavan “Avaa” välilehdelle ja syöttää tunnisteen varattuun kenttään. Muista seurata ilmoitusta tasaisin väliajoin.

Käsittelijät

Ilmoituksia käsittelevät tietosuojavastaava ja päävastuualueen johtajat. Ilmoituksia ei näe kukaan muu kuin niitä käsittelemään nimetyt henkilöt. Kaikkia heitä sitoo salassapitovelvoite.

Ilmoituskanavaan pääsevät vain ilmoitusten käsittelijät. Käsittelijä ei ole tekemisissä sellaisten ilmoitusten kanssa, jotka koskevat häntä tai joihin hänellä on yhteys, joka voi vaarantaa asianmukaisen käsittelyn.

Lisäksi Pohjois-Savon liitto voi konsultoida ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi tarvittavia asiantuntijoita.

Ilmoituksen vastaanottaminen

Tietosuojavastaava ja hallintojohtaja toimivat järjestelmän valvojina. Valvojat osoittavat ilmoituksen oikealle käsittelijälle. Valvojia on aina vähintään kaksi. Jos ilmoitus koskee toista valvojista, ja ko. henkilö haluaa sivuuttaa ilmoituksen, toinen valvoja varmistaa ilmoituksen käsittelyn. Ilmoitus säilyy palvelussa kaksi viikkoa siten, ettei sitä pääse poistamaan.

Käsittelijät voivat pyytää lisätietoa tai kysyä täydentäviä kysymyksiä ennen kuin ilmoituksen jatkotoimenpiteistä päätetään. Käsittelijät päättävät, vaatiiko ilmoitus jatkotoimenpiteitä vai hylätäänkö se. Ratkaisua on aina tekemässä vähintään kaksi käsittelijää, jotka eivät ole esteellisiä asian käsittelyyn. Käsittelijät voivat hylätä ilmoituksen, jos on ilmeistä, että:

• saatavilla ei ole riittävästi tietoa, jotta lisätutkimuksia voidaan tehdä,
• ilmoitusta ei ole tehty vilpittömässä mielessä tai se on tehty vahingoittamistarkoituksessa,
• asia on jo ratkaistu
• asia ei kuulu kanavassa käsiteltävien asioiden piiriin, jolloin se ohjataan tarvittaessa oikeaan paikkaan.

Toimenpiteet

Ilmoitusten käsittelystä vastaavat henkilöt selvittävät tarpeellisin toimenpitein ilmoituksen paikkansa pitävyyden. Myös muita henkilöitä voidaan konsultoida ilmoituksen selvittämisessä. Sellaiset henkilöt, joita epäily koskee tai joilla on yhteyksiä siihen, eivät osallistu selvitykseen.

Selvityksen tekijät voivat olla yhteydessä ilmoituksen tekijään ilmoituskanavan kautta. Kukaan ilmoituksen käsittelyyn tai selvitykseen osallistuva ei millään tavalla pyri tunnistamaan ilmoituksen tekijää, ellei hän itse halua jättää tunnistetietojaan. Jos ilmoitus tehdään nimellä, nimi ei tule kuin asiaa käsittelevien henkilöiden tietoon.

Jos ilmoitus osoittautuu paikkansapitäväksi, ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö ryhtyy lisäksi tarpeellisiin toimenpiteisiin ilmoitettuun rikkomiseen puuttumiseksi. Toimenpiteet riippuvat yksittäistapauksen erityispiirteistä ja siitä, millaisesta rikkomuksesta on kyse.

Ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilön on annettava ilmoittajalle kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottoilmoituksen toimittamisesta tieto siitä, mitä toimenpiteitä ilmoituksen perusteella toteutetaan. Tiedonannossa huomioidaan yksityisyys sekä muut tietosuojaan liittyvät asiat.

Jatkotoimenpiteet

Jokaisesta selvitykseen johtaneesta ilmoituksesta laaditaan ratkaisu. Mikäli ilmoitus koskee asiaa, joka on lakiin perustuvista syistä ilmoitettava viranomaisille (kuten rikosasiat), Pohjois-Savon liitolla on velvollisuus huolehtia asian viemisestä viranomaisprosessina eteenpäin. Jatkotoimenpiteet hoidetaan normaalin hallintomenettelyn mukaisesti.

Pohjois-Savon liitto ilmoittaa vuosittain oikeuskanslerinvirastolle ilmoitusten perusteella tehdyt ratkaisut ja rikkomisten perusteella takaisin perittyjen varojen määrä sekä arvio rikkomisten aiheuttamasta taloudellisen vahingon määrästä.

EasyWhistle on GDPR:n ja EU:n Whistleblowing-direktiivin mukainen ilmoituskanava kaiken kokoisille yrityksille.
EasyWhistle